Gartner® Prognosen für 2024: Aufbau einer nachhaltigen und kollaborativen digitalen Arbeitsplatzinfrastruktur

Workspace-as-a-Service (Waas) durch Desktop Virtualisierung

Moderne Arbeitsplatzkonzepte dienen heute als wirksames Instrument, um sich den Herausforderungen der Zukunft zu stellen und als erfolgreiches Unternehmen zukunftsfähig zu sein. Der Arbeitsplatz unterliegt aktuell einem großen Wandel und entfernt sich dabei mehr und mehr von einer physischen Ortsbegrenzung. Der Arbeitsplatz der Zukunft muss den Anforderungen an Flexibilität, Mobilität und ständiger Verfügbarkeit gerecht werden. Ein Workspace as a Service (WaaS) ist vor diesem Hintergrund ein wichtiger Bestandteil einer modernen und stationär unabhängigen Arbeitslandschaft. WaaS bezeichnet den ortsungebundenen Zugriff auf die im virtuellen Büro gespeicherten Daten und Anwendungen via Virtual Desktop Infrastruktur. Der Nutzer kann dabei ein Gerät seiner Wahl verwenden und ist nicht mehr auf fest definierte Hardwarekomponenten angewiesen. Durch den Workspace-as-a-Service wird eine vollständige und virtuelle Desktoplandschaft zur Verfügung gestellt, über die wie im klassischen Büro gearbeitet werden kann. Alle Daten, Anwendungen und Informationen stehen den Mitarbeitern ortsunabhängig durch einen Cloud-Service zur Verfügung.

Was ist ein Workspace-as-a-Service (WaaS)?

Es geht also beim Workspace-as-a-Service um den endgeräteunabhängigen Zugriff auf im Internet gespeicherte Ressourcen. Das System muss gleichzeitig so sicher und abgeschirmt sein, dass nur Menschen mit der entsprechenden Autorisierung Zugang erhalten. Bei diesem Zugriff geht es nicht nur darum, wer die gespeicherten Ressourcen bearbeiten darf, sondern auch um die Berechtigung zum Abruf. Cloudbasiertes Datenmanagement wird in Zukunft immer mehr gefragt sein. Anstelle einzelner Dateien oder Programme sind heute schon ganze Arbeitsumgebungen in der Cloud verortet. Der virtuelle Desktop kann dank einfach zu implementierender Apps heute schon von allen Unternehmen in diversen Branchen genutzt werden. Der große Vorteil der internetbasierten Anwendungen besteht darin, dass sich für die Mitarbeiter der Unternehmen erst einmal nichts ändert. Die Anwendungen stehen jederzeit und überall zur Verfügung, wo eine Internetverbindung existiert.

Was ist ein Workspace-as-a-Service?

Flexibilität & Effizienzgewinnung

Die Vorteile dieser cloudbasierten Anwendungen wurden eben schon kurz angesprochen. Hat sich der Mitarbeiter einmal angemeldet, egal ob im Büro, zu Hause am Tablet oder unterwegs via Smartphone, kann er jederzeit und überall auf den virtuellen Desktop zugreifen. Auf jedem Gerät stehen die aktuellen Dateien und Anwendungen nach dem Single Sign-On bereit. Das bedeutet für Arbeitgeber und auch für die Arbeitnehmer hinsichtlich der Wahl der Endgeräte größte Flexibilität.

Ein weiterer Vorteil von Workspace-as-a-Service liegt in der Entlastung der firmeneigenen IT-Abteilung. Zeitaufwendige und kostenintensive Prozesse wie das Lizenzmanagement oder die Softwareverteilung können durch die Cloud vereinfacht zur Verfügung gestellt werden und schaffen eine große Arbeitserleichterung für die IT-Administration von Unternehmen. Der Umstieg auf cloudbasiertes Datenmanagement sorgt zudem dafür, dass Unternehmen den Nutzen ihrer Daten besser ausschöpfen können. Neue Arbeitsplätze für mehr Mitarbeiter lassen sich mithilfe eines solchen Services, wie z.B. oneclick, schnell einrichten. Zentrale Daten und die Bereitstellung von Software sind perfekt an jedem Arbeitsplatz verfügbar und immer auf dem aktuellen Stand. Auch das sollte die Finanzen und Kapazitäten eines Unternehmens merklich entlasten. Vor allem für junge Unternehmen ist das interessant: Die motivierten und fachlich kompetenten Arbeitskräfte der jüngeren Generation verlangen einen anderen und insbesondere mobileren Lebensstil. Freiräume, Eigenverantwortung und eine ganz eigene Auffassung von Work-Life-Balance fordern neue Wege von Unternehmen, um in Zeiten des Fachkräftemangels die besten Mitarbeiter für sich zu gewinnen. Cloudbasiertes Datenmanagement und zentral verwaltete Software, auf die man über das Internet immer und überall Zugriff hat, ermöglichen noch flexiblere Arbeitsplatzkonzepte. Damit lassen sich Prozesse optimieren und die Produktivität kann gesteigert werden.

Flexibilität von WaaS

Workspace as a Service (WaaS) und Bring Your Own Device (BYOD)

BYOD ist ein Begriff für die Einbindung von privaten mobilen Geräten wie Laptops, Tablets oder Smartphones in die Netzwerke von Unternehmen oder Organisationen. Er umfasst auch organisatorische Richtlinien, die regeln sollen, wie Mitarbeiter ihre eigenen elektronischen Arbeitsmittel für dienstliche Zwecke nutzen dürfen, um von überall aus zu agieren, insbesondere für den Zugriff auf Netzwerkdienste und die Verarbeitung und Speicherung von organisatorischen oder unternehmensinternen Daten.

Bei der Anwendung von BYOD ist es wichtig, die Vorteile und Herausforderungen sowie die Kosten und den Nutzen abzuwägen. Neben kleineren Hürden wie der Tatsache, dass Software wie Microsoft Office 365 auf privaten Laptops nicht für die kommerzielle Nutzung in Unternehmen lizenziert ist, bedeutet die Gewährleistung der Datensicherheit einen gewissen Aufwand. Es lohnt sich, dafür unternehmensinterne Richtlinien aufzustellen. Zu den grundlegenden Maßnahmen gehören die regelmäßige Aktualisierung des Betriebssystems, der Einsatz eines Virenscanners und einer einheitlichen Software zum Schutz vor Schadsoftware.

Die wichtigsten Vorteile sind:

  • Effizientes Arbeiten am eigenen Endgerät von überall
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit und User Experience
  • Kostenersparnis
  • Hohe Mitarbeiterzufriedenheit und -wirkung
  • Flexibilität und Mobilität
  • Die folgenden Sicherheitsaspekte sind zu beachten:
  • Sicherheit in der Cloud
  • Bedrohungen
  • Anwendungs- und Daten- und Plattformsicherheit
  • Datensicherheit/Datenintegrität}
  • IT-Sicherheitsmanagement
  • Identität und Zugriff

Treibende Faktoren hinter Workspace as a Service (WaaS) ist die Virtualisierung von Büro-Desktops durch virtuelle Desktops. Aus datenschutzrechtlicher Sicht dürfen jedoch keine Daten aus dem Unternehmensnetzwerk auf einem privaten Gerät gespeichert werden.

Waas

Sicherheitskonzepte für mehr Vertrauen in die Datensicherheit

Nachteile sind derzeit noch in Sachen Datensicherheit zu sehen. Die im Mai 2018 in Kraft tretende DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) schafft europaweit neue Regeln für den Umgang und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Nicht alle Anbieter von Workspace-as-a-Service arbeiten nach den hohen Standards, die firmeneigene Server und eine interne, gut aufgestellte IT-Abteilung bieten können. Bei der Wahl des Anbieters sollte daher auf ein mehrstufiges und umfassendes Sicherheitskonzept, nach deutschem IT-Sicherheitsgesetz geachtet werden.

Aktuelle Zahlen: Es geht langsam voran

IDC hat im Auftrag von Triumph-Adler (TA) die Studie „Future Business World 2025 – Wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt verändert“ durchgeführt: Es wurden mehr als 700 mittelständische Unternehmen aus der D-A-CH-Region zu den Trends der Digitalisierung befragt 78 % der in dieser Studie Befragten gaben an, dass sie den Umgang mit Informationen als entscheidend ansehen, was die künftige Wettbewerbsfähigkeit angeht. Schon jetzt stellen 22 % der Unternehmen virtuelle Arbeitsplätze zur Verfügung, die aus der Public Cloud kommen. 44 % der Unternehmen betreiben Arbeitsplätze aus der Private Cloud. Aber ganze 27 % der befragten Betriebe haben sich mit diesem Thema oder der konkreten Umsetzung noch überhaupt nicht beschäftigt. Workspace as a Service (WaaS) ist also noch weit davon entfernt, ein flächendeckendes Phänomen zu sein.

Workspace-as-a-Service und die EU-DSGVO

Eine Prognose für die Zukunft

In Zukunft sehen sich 54 % der Arbeitnehmer, der befragten Unternehmen, an einem virtuellen Arbeitsplatz. Dieser Trend lässt sich leicht begründen: Für die Firmen scheint die Umsetzung nicht so schwer zu sein, denn der Umstieg auf den Workspace-as-a-Service ist kostengünstig und kann zu enormen Einsparungen bei der Unternehmens IT führen. 35 % der Befragten gaben an, zu Hause bereits mit technisch hochwertigeren Geräten zu arbeiten, als sie der bisher noch nicht cloudbasierte Arbeitgeber zur Verfügung stellt. Die Umrüstung der Unternehmen auf modernes Arbeitsgerät ist also eine Voraussetzung für den Aufbruch in die Zukunft.

Fazit zum Workspace-as-a-Service

Die Zeichen der Zeit stehen auf Umbruch. Ohne Grundkenntnisse im Cloud-Computing wird es für Unternehmen schwer, den Anforderungen der Zukunft gerecht zu werden und einen modernen sowie attraktiven Arbeitsplatz für seine Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. Bis cloudbasierte Daten und Software aber wirklich flächendeckend genutzt werden können, muss das Vertrauen der Unternehmen in die Datensicherheit weiterwachsen. Die Einhaltung der entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen über Ländergrenzen hinweg dürfte nach heutigem Stand eine der großen Herausforderungen des Cloud-Computings sein.

 

 

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