Komplexes Endpoint-Management, starre Arbeitszeitmodelle, Lizenzdschungel, unflexibler Zugriff auf Anwendungen und Daten, frustrierte Nutzer: all diese Probleme nimmt der Unified Workspace in Angriff. Wir erklären was ein Unified Workspace ist, welche Vorteile er bringt und wie er sich zugleich einfach und effektiv umsetzen lässt.
Was ist ein Unified Workspace?
Unified Workspaces liefern eine zusammenhängende, kontextuelle digitale Arbeitsplatz-Erfahrung. Sie werden durch eine Reihe verschiedener Technologien ermöglicht, darunter sind Tools für Geräte- und Applikation-Management, für Content und Collaboration, Contextual-Identity-Management, Workspace Analytics und Sicherheitstools. Unified Workspace ist ein relativ weitläufiger Begriff, der in erster Linie die intuitive Nutzererfahrung, sowie die Managementplattform bezeichnet, welche den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Applikationen und Daten ermöglicht.
Wofür der Unified Workspace?
Über die vergangenen Jahre hat sich in Unternehmen eine fragmentierte Management-Struktur für traditionelle, virtualisierte und mobile Endgeräte entwickelt. Im Vergleich zu einheitlichem IT-Arbeitsplatzmanagement weisen diese Strukturen eine hohe Komplexität auf. Hier setzt der Unified Workspace an:
Laut IDC Studie „Advanced Workplace Strategies in Deutschland 2016″ erhoffen sich 45% der befragten IT-Entscheider von Unified Workspace Management einen leichteren Anwender-Support wie auch vereinfachte Zugriffsrechte. Dieser Wunsch ist dicht gefolgt von der Erwartung, Kosten zu senken (41%), etwa durch Tool-Konsolidierung. Zudem erwarten IT-Verantwortliche eine größere Transparenz in puncto verwendeter Softwarelizenzen und Verträge (39%). Laut der Studie werden in jedem zweiten Unternehmen heute Lizenzen automatisch verlängert, obwohl diese gar nicht genutzt werden. Dazu kommt, dass die Standardisierung von heterogenen Softwarelandschaften und Prozessen die Effizienz über Abteilungen hinweg im ganzen Unternehmen immens steigern könnte. Hier spielt auch das Identity- und Access Management eine wichtige Rolle. Denn eine Vereinheitlichung von Nutzeridentitäten und Passwörtern im Rahmen eines Single Sign-Ons wirkt sich sowohl auf die Mitarbeiterproduktivität als auch auf die IT-Sicherheit positiv aus.
Vorteile für Endnutzer
Der größte Vorteil, die der Unified Workspace Endnutzern liefert, ist die absolute Benutzerfreundlichkeit. Daten und Anwendungen werden überall und von jedem Endgerät aus verfügbar – und zwar ganz bequem in einem zentralen Workspace. Ob für private Zwecke oder mobiles Arbeiten per Smartphone, Tablet oder Laptop: Unified Workspaces ermöglichen einfachen, sicheren und intuitiven Zugang zu allen Daten und Anwendungen, die Endnutzer benötigen.
Vorteile für Unternehmen
Doch der Unified Workspace liefert nicht nur Mitarbeitern Vorteile, auch Unternehmen profitieren und können ihn zur Modernisierung der gesamten Unternehmensstruktur nutzen.
Klassische Arbeitsmodelle, bei denen Mitarbeiter plus/minus acht Stunden täglich an ihrem zugewiesenen Arbeitsplatz im Firmenbüro verbringen, sind heutzutage überholt. „Arbeiten ist heute ein Zustand, kein Ort“, resümiert Oliver Bendig, CEO von Matrix24, treffend die moderne Auffassung. Mobiles Arbeiten und das reibungslose Wechseln zwischen Endgeräten sind zwei Schlüsselvoraussetzungen für eine moderne Arbeitskultur.
Darüber hinaus ist die Geschwindigkeit, mit der Mitarbeiter neue Geräte und Anwendungen für ihre tägliche Arbeit nutzen, stark gestiegen. Verwendete Workspace-Lösungen müssen also skalierbar sein, um sowohl die wechselnden Benutzerzahlen, als auch die Anzahl verwendeter Anwendungen und Geräte flexibel anpassen zu können.
Genau dies ermöglicht der Unified Workspace. Mit wenig Aufwand kann die Unternehmens-IT vereinfacht und ihre Skalierbarkeit maximiert werden, gleichzeitig steigt die Produktivität der Mitarbeiter durch flexible Arbeitsmodelle, wie auch durch freie Wahl bei Endgeräten und bevorzugten Applikationen.
Tipps für die Umsetzung
Da, wie zuvor erwähnt, der Unified Workspace ein Komplex aus zahlreichen Teilkomponenten ist, bedarf dessen Umsetzung einige Überlegungen. Je nach Anforderungen des Unternehmens werden unterschiedliche Services, Technologien und Prozesse in Anspruch genommen, um einen Unified Workspace zu schaffen:
- Setzen Sie auf Investitionen, die eine möglichst agile Client Computing Environment schaffen, denn diese vereinfacht die IT-Umgebung radikal und senkt außerdem die Kosten der Umstellung.
- Untersuchen Sie die Investition ganzheitlich, denn möglicherweise müssen einzelne Schritte zum Unified Workspace unabhängig von anderen unternommen werden. Haben Sie alle Komponenten, die ihr Unternehmen benötigt, bedacht? Fehlt ein zusammenhängender Ansatz, können Lücken und Effizienzminderungen im Unternehmen und der Produktivität der Endnutzer entstehen.
- Bestimmen Sie, welche Komponenten (mangelnde Expertise, Strategie, oder Budget) Ihnen auf dem Weg zum Unified Workspace noch fehlen und planen Sie Investitionen über die nächsten Jahre ein.
Ihre Anstrengungen, den modernen Arbeitsplatz umzusetzen, werden mit zahlreichen Vorteilen belohnt werden, darunter erhöhte Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit, bessere Konkurrenzfähigkeit, vereinfachtes IT-Management und entzerrter Endnutzer-Support, sowie eine ebenso agile, motivierende, wie intuitive digitale Arbeitsumgebung.
oneclick™ – der Unified Workspace im Browser
Die wohl einfachste Lösung zur Umsetzung eines Unified Workspace ist die oneclick™ Plattform. Über einen Workspace im Browser werden Webapps, native Applikationen, Desktops und Daten zentralisiert und via Streaming sicher an die Benutzer ausgeliefert – von jedem beliebigen Endgerät aus, jederzeit, überall. Die Einrichtung ist simpel und kann von Unternehmen selbst ohne Spezialkenntnisse umgesetzt werden.
Mit der Nutzung von oneclick™ entfällt das Mobile Device Management. Die interne IT erhält die Kontrolle über die gesamte Infrastruktur und wird aufgrund der Prozessautomatisierung entlastet. Selbst Legacy-Anwendungen lassen sich durch die oneclick™ Plattform auf den aktuellen Stand der Technik bringen. Die Sicherheitsarchitektur der oneclick™ Plattform schirmt die gesamte IT-Infrastruktur vor externen Angriffen ab.
Quellen:
- https://www.lenovosoftware.com/unified-workspace
- https://www.citrix.com/content/dam/citrix/en_us/documents/analyst-report/idc-technology-spotlight.pdf
- https://www.computerwoche.de/a/mit-unified-workspace-management-in-die-zukunft,3316121,2
- https://www.gartner.com/en/documents/3196018
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