Die Arbeits- und IT-Welt ist aktuell einem massiven Wandel unterlegen. Die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben verschwimmen zunehmend. Dadurch stehen Arbeitgeber vor der Herausforderung, mit dieser Veränderung proaktiv umzugehen und die daraus resultierenden Vorteile für sich zu nutzen. Smartphones und Tablets sind für viele Arbeitnehmer nicht mehr aus dem Privatleben wegzudenken. Dieser Anspruch überträgt sich auch auf die IT-Ausstattung im Arbeitsalltag. Bevor sich also durch unbefugte Nutzung eines privaten Tablets eine Schatten-IT im Unternehmen etabliert, sollten Unternehmen ihre IT-Ausrüstung entsprechend den Bedürfnissen der Mitarbeiter anpassen. In den letzten Jahren haben sich verschiedene Konzepte – neben CYOD und COPE ist BYOD am bekanntesten – durchgesetzt, die sich diesen Herausforderungen stellen und den Ansprüchen der Arbeitnehmer entsprechen.
Was ist BYOD?
BYOD steht für Bring-Your-Own-Device. Es handelt sich dabei um eine IT-Beschaffungsrichtlinie, bei der Mitarbeiter eigene Geräte, zum Beispiel private Laptops, Tablets oder Smartphones, mit zur Arbeit bringen und diese für dienstliche Zwecke verwenden. Dieses Verfahren ist besonders bei kleinen und jüngeren Unternehmen beliebt, da sich so Kosten für die Anschaffung von Equipment senken lassen. Dem Mitarbeiter werden mehr Flexibilität und Mobilität im Arbeitsalltag ermöglicht, was eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit zur Folge hat. Es gibt jedoch auch einige Nachteile von BYOD. Dadurch, dass jeder Mitarbeiter sein privates Gerät innerhalb des Firmennetzwerks verwendet, wird die IT-Administration um einiges komplexer als bei einer klassisch homogenen IT-Landschaft. Jedes Gerät muss unter dem Gesichtspunkt der hard- und softwarespezifischen Besonderheit in das Firmennetzwerk integriert werden. Dies hat einen erhöhten administrativen Aufwand zur Folge und stellt die Sicherheitspolitik des Unternehmens vor besondere Herausforderungen.
Was bedeutet CYOD?
Bei CYOD oder Choose-Your-Own-Device handelt es sich um eine Beschaffungspolitik, bei der ein Mitarbeiter sein Gerät selbst wählen kann. Anders als bei BYOD handelt es sich hier in der Regel um rein beruflich genutzte Geräte, wie zum Beispiel ein Laptop oder Tablet. Die private Nutzung ist hier normalerweise nicht vorgesehen. CYOD ist im Vergleich zu Bring-Your-Own-Device teurer, da die Geräte für jeden Mitarbeiter individuell angeschafft und verwaltet werden müssen. Dafür entstehen weniger Probleme mit der Sicherheit und der Mitarbeiter bekommt ein Gerät, mit dem er ideal arbeiten kann.
Was verbirgt sich hinter COPE?
Am wenigsten verbreitet ist heute das System, welches sich hinter dem Akronym COPE versteckt. Es bedeutet: Corporate-Owned, Personally Enabled. Es handelt sich hier um eine Art Gegenstück zum Prinzip des BYOD. Während bei BYOD das Gerät dem Mitarbeiter gehört und beruflich verwendet wird, ist es bei COPE andersrum. Das Gerät gehört dem Unternehmen und der Mitarbeiter kann es – oftmals in beschränktem Umfang – auch privat nutzen. Jeder Mitarbeiter erhält vom Unternehmen ein vorkonfiguriertes Gerät mit allen wichtigen Einstellungen und Programmen, die für die tägliche Arbeit benötigt werden. Voraussetzung für das COPE-Modell ist, dass der Benutzer über IT-Know-how verfügt, da er das Gerät selbst personalisieren und verwalten muss. Nutzer erhalten bei der COPE-Strategie keinen Basissupport durch den Arbeitgeber und müssen Probleme häufig selbst lösen können. Viele Arbeitgeber stellen lediglich ein Wiki oder ein spezielles Forum für die Mitarbeiter zur Verfügung, in dem eine Hilfestellung zu gängigen Problemen gegeben wird. Für das Unternehmen reduziert sich der administrative Aufwand durch dieses Vorgehen. Der Mitarbeiter erhält im Gegenzug die Möglichkeit, das Gerät auch privat zu nutzen und zusätzlich zur vorinstallierten Software eigene Inhalte aufzuspielen.
Vor- und Nachteile von BYOD, CYOD und COPE
Jede dieser Formen hat ihre individuellen Vor- und Nachteile, die je nach Unternehmen abzuwägen sind. Generell ist jedoch festzuhalten, dass die Systeme BYOD, CYOD und COPE sehr zukunftsorientiert sind und sich den Herausforderungen des modernen Arbeitslebens stellen. Bei allen Varianten ist es notwendig, durch das Unternehmen klare Richtlinien und Verhaltensregeln zu definieren, nach denen der Arbeitnehmer agieren darf und soll. Nur so kann garantiert werden, dass die Sicherheit von unternehmensbezogenen Daten gewährleistet wird. Hat ein Unternehmen das ideale Prinzip für sich erkannt und etabliert, lassen sich Kosten sparen und die Mitarbeiterzufriedenheit wird nachweislich gesteigert.
Verwaltung der Geräte
Egal, für welche Form des Bezugs der Geräte sich entschieden wird, so spielt die Verwaltung und Administration immer eine große Rolle. Cloud-Dienste und As-a-Service Dienstleister bieten hier eine hervorragende Möglichkeit, den administrativen Aufwand so gering wie möglich zu halten. So kann zum Beispiel oneclick sowohl mit BYOD Geräten als auch mit COPE und CYOD verwendet werden. Vor allem bei Bring-your-own-Device Systemen können Produkte wie oneclick dazu, beitragen das Sicherheitsrisiko, welches durch die gleichzeitige private Nutzung entsteht, deutlich zu verringern. Zudem werden keine datenschutzrechtlichen Daten auf dem Endgerät gespeichert, sodass Verordnungen und Compliance-Richtlinien eingehalten werden.
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