[oc_spacer height=“15″]Beruflich genutzte Software liegt heutzutage nicht mehr auf den einzelnen PCs der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, sondern in der Cloud. Es werden keine Lizenzen mehr erworben, um die Anwendungen innerhalb des Unternehmens mehrfach zu nutzen. Stattdessen baut man auf weniger Hardware und weniger eigene Software. Trotzdem müssen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen häufig die gleiche Software nutzen, ohne dabei Einblick in die Daten und Benutzerverwaltung aller Mitarbeiter zu haben. Was bislang über ein firmeninternes Netzwerk und Passwortschutz geregelt wurde, heißt heute Mandantenfähigkeit und erlaubt die Nutzung von Anwendungen von überall und jedem digitalen Endgerät aus, auch außerhalb des Büros. So ist flexibles Arbeiten von verschiedenen Arbeitsplätzen aus möglich, bei vollem Zugriff auf alle relevanten Daten und gleichzeitigem Schutz.
Mandantenfähigkeit im klassischen Kontext
Unterscheidung zwischen mandantenabhängigen und mandantenübergreifenden Daten
Wie funktioniert das Ganze nun? Wird Software innerhalb eines Unternehmens genutzt, bedeutet das in der Regel: Die Software wird an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. Funktionen, Benutzeroberflächen, Datenstrukturen und Einstellungen werden individualisiert, sodass sie auf die Arbeitsweise und die Ansprüche des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sind. Eine mandantenfähige Software kann aber noch mehr. Hier ist es möglich, innerhalb des gegebenen Rahmens auch noch einzelnen Personen die Individualisierung in Sachen Daten, Datenpräsentation sowie Konfiguration zu erlauben. Das alles funktioniert natürlich auch bei Lizenzsoftware, die zentral im Firmennetzwerk aufgespielt ist. Der Vorteil einer mandantenfähigen Anwendung in der Cloud liegt an anderer Stelle.
Echte Mandantenfähigkeit in der Cloud = Flexibilität auf ganzer Linie
Mandantenfähige Systeme können zentral installiert werden. Werden sie über eine Cloud genutzt, stellt das noch einmal andere Ansprüche an die Hardware eines Unternehmens. Da die Anwendungen nicht zentral auf einem Firmengerät gespeichert werden, fällt viel von der IT-Infrastruktur weg. Das betrifft auch Personal, denn erfahrungsgemäß sind diese Strukturen sehr wartungsintensiv. Mandantensysteme verlangen weniger Wartung und benötigen weniger Speicherplatz für Daten. Denn alle mandantenbezogenen Daten und Objekte werden nur einmal pro System gehalten. Wer von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Zugriff worauf hat, ist davon nicht betroffen: Die Daten sind an zentraler Stelle abgelegt, die Nutzer haben von ihren Endgeräten aus lediglich Zugang dazu. Die Endgeräte brauchen also auch weniger Speicherkapazitäten, wichtiger dagegen ist eine potente Internetverbindung. Die Lizenzkosten eines solchen Systems mit Mandantenfähigkeit sind in der Regel spürbar niedriger.
Wie genau die Lizenzkosten aussehen, hängt in diesem Fall von dem Lizenzmodell ab. Unternehmen sollten die Lizenzkosten aber nicht isoliert betrachten. Denn die Vorteile der Mandantenfähigkeit einer solchen Anwendung liegen eben auch darin, dass Kosten für Hardware, Infrastruktur und deren Pflege sinken.
Und der Datenschutz?
Der Datenschutz kann sich zum großen Nachteil der mandantenfähigen Systeme entwickeln. Die Daten liegen in einer zentralen Datenbank, und wie sicher oder unsicher die bei Cloudanwendungen ist, muss ein Unternehmen von Fall zu Fall entscheiden. Da es bei derartigen Anwendungen häufig auch um Kundendaten geht, die hinterlegt werden, ist jedes anwendende Unternehmen in der Pflicht, für die Sicherheit der Daten Sorge zu tragen. In der Praxis ist es mit einer SSL-Verschlüsselung bei der Datenübertragung nicht getan.
Mandantenfähigkeit in der Praxis
In der Praxis nutzen bereits viele Unternehmen Systeme, die mandantenfähig sind. Allerdings haben auch viele Unternehmen Probleme damit, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine übersichtliche, sichere und leicht anwendbare Struktur zu bieten: Denn Mandantenfähigkeit bedeutet, dass es sowohl geteilte Inhalte als auch personenabhängige Inhalte und Einstellungen gibt. In dem Moment, in dem viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf die geteilten Inhalte beanspruchen, mit diesen Daten arbeiten und sie ablegen, wird es wieder kompliziert und das System benötigt Pflege sowie Wartung. Mandantenfähige Systeme sind also nicht die Lösung aller Probleme, sondern erst einmal eine technische Entwicklung, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Wirtschaftlichkeit verbessern kann.
Mandatenfähigkeit im Kontext einer Platform-as-a-Service
oneclick™ bietet als zentrale Plattform die Bereitstellung von Apps und Desktops sowie Daten aus ganz unterschiedlichen Umgebungen in einem individuellen Arbeitsplatz im Browser. Es handelt sich dabei um eine zentrale Stelle, an der alle Anwendungen und Daten verwaltet und ausgeliefert werden. Systemhäuser, Managed Service Provider und Unternehmen können dabei Verwaltungseinheiten (Mandanten) erstellen und diese mit den jeweiligen Applikationen ausstatten. Mit den vielfältigen Möglichkeiten im Administrationsbereich können die Mandanten individuell verwaltet und – von Systemhaus oder MSP – betreut werden.
oneclick™ bietet orts- und zeitunabhängiges mobiles Arbeiten von jedem Endgerät aus mit schnellem und flexiblen Zugriff auf Anwendungen, Daten, Desktops und mehr. Durch die Nutzung in der Cloud ist die Lebensdauer von Legacy-Software im Unternehmen außerdem verlängert. Die Daten sind sicher, komplexe IT-Strukturen werden vereinfacht und es können hybride Strategien aus On-Premise und Cloud umgesetzt werden. Die Einrichtung mobiler Arbeitsplätze wird so enorm erleichtert und die zentrale Bereitstellung von Arbeitsplätzen macht die Verwaltung von Endgeräten einfacher.
oneclick™ verfügt über eine Sicherheitsarchitektur, die außerdem die komplette IT-Infrastruktur abschirmt – Angriffe von außen sind somit sehr viel unwahrscheinlicher. Zudem unterbindet oneclick, dass Endnutzer eigenmächtig Software im Workspace installieren. Damit ist Schatten-IT ausgeschlossen. Durch ein ausgeklügeltes Berechtigungsmanagement wird unbefugter Zugriff unterbunden. Damit ist der schwierige Punkt Sicherheit bei Mandantenfähigkeit geschickt umgesetzt.
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