Das Arbeiten am Computer und die Anbindung an das Internet sind beinahe ausnahmslos in jedem Unternehmen – aber auch Privathaushalt – etabliert. Bei der Verwendung der Devices im Alltag ist eine Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen im Einsatz. Die Erlaubnis zum Einsatz der Software wird in der Regel über Lizenzen gesteuert. Nur wenn eine Software lizenziert ist, kann diese legal verwendet werden. Da inzwischen jedoch immer mehr Softwarehersteller Lizenzen pro Computer oder Mitarbeiter vergeben, ist ein effizientes Lizenzmanagement besonders wichtig, um die Software im Unternehmen zu verwalten und unnötige Kosten bei der Lizenzierung einzusparen.
Die Lizenz – Nutzungsrecht der Software
Unter einer Lizenz versteht man die Berechtigung, eine Software nutzen zu dürfen. Die Regelungen ergeben sich aus den Rechtsnormen, wie dem Markenrecht, dem Urheberrechtsgesetz und dem allgemeinen Vertragsrecht. Nur vertraglich festgelegte Nutzungsrechte (AGB, Kaufvertrag, Lizenzvertrag etc.) sichern dem Benutzer eine Autorisierung zur Verwendung zu.
Lizenzen werden von dem Entwickler der Software – oder von befugten Drittanbietern – an die Kunden oder Endverbraucher verkauft. Sie regeln, wer die Software unter welchen Bedingungen benutzen kann. Zugeordnet werden können Lizenzen entweder einer einzelnen Hardware oder einer bestimmten Person. Gruppen- und Unternehmenslizenzen beziehen sich dagegen auf Benutzer oder Geräte einer bestimmten Gruppe oder eines Unternehmens. Personen oder Geräte, die nicht in der Lizenz enthalten sind, dürfen diese Software nicht verwenden.
Lizenzen werden für gewöhnlich von den Entwicklern oder Vertriebspartnern gegen eine Gebühr vergeben. Bei diesen Gebühren handelt es sich entweder um einmalige Kosten oder aber um Abonnements, bei denen die Lizenzgebühren monatlich, jährlich oder in anderen Abständen entrichtet werden müssen. Im Rahmen der Lizenz erhält der Nutzer in der Regel neben der Erlaubnis, die Software zu nutzen, auch technischen Support sowie Updates und oftmals neue Versionen der Software kostenlos bzw. ermäßigt.
Lizenzmanagement – Definition und praktische Anwendung
Noch vor einigen Jahren war es üblich, eine Lizenz einmalig für eine bestimmte Software zu erwerben. Anschließend konnte die Software unbeschränkt genutzt werden. In der heutigen Zeit, in der Software immer häufiger als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten wird, hat sich das jedoch geändert. Lizenzen werden häufig monatlich oder jährlich pro User oder pro Arbeitsplatz vergeben.
Da nicht jeder User Zugang zu jeder Software benötigt, ist ein Lizenzmanagement daher besonders wichtig. Unter Lizenzmanagement versteht man die Verwaltung der verschiedenen Lizenzen. Ein Beispiel ist etwa ein Helpdesk, bei dem man pro User, der die Software nutzt, Lizenzgebühren entrichten muss. Normalerweise benötigen nur die Mitarbeiter der Support-Abteilung Zugang zu diesem Helpdesk. Durch Lizenzmanagement kann einfach festgelegt und kontrolliert werden, wer welche Software verwenden darf.
Lizenzmanagement – die Vor- und Nachteile
Das Lizenzmanagement ermöglicht die genaue Kontrolle und Zuweisung der Lizenzen an die Mitarbeiter, die eine bestimmte Software verwenden müssen. Auf diese Weise lässt sich nicht nur kontrollieren, wer eine Software verwenden kann, sondern man spart außerdem auch Kosten, die durch unnötige Lizenzen entstehen. Dies wird erreicht, indem man dem jeweiligen Nutzer nur die Lizenzen zuweist, die auch verwendet werden. Wechselt ein Mitarbeiter die Abteilung oder wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, kann die entsprechende Lizenz einfach entfernt beziehungsweise neu zugewiesen werden.
In kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern mag das noch relativ einfach funktionieren, allerdings entwickelt sich die Zuweisung und das Entziehen von Lizenzen schnell zu einer komplexen und massiv zeitaufwendigen Arbeit, wenn ein Unternehmen mehr als 50 Mitarbeiter vorweist. Die zeitlichen Auseinandersetzungen des Mitarbeiters mit dem Management von Lizenzen können die Kosteneinsparungen entsprechend schnell übersteigen.
Cloudlösung für einfaches Lizenzmanagement
Inzwischen gibt es viele alternative Lösungen, um Lizenzen zu managen. Cloudlösungen vereinfachen die Arbeit um ein Vielfaches. So ermöglicht oneclick zum Beispiel, dass Mitarbeiter Software zentral in der Cloud ausführen. Der Administrator legt mit nur wenigen Klicks fest, auf welche Programme und Anwendungen der Mitarbeiter Zugriff erhält und auf welche nicht. Das Management wird so größtmöglich optimiert und verliert den Ballast unnötiger Komplexität.
Kommt ein neuer Mitarbeiter hinzu, dann wird diesem einfach die gewünschte Software zugewiesen. Wird eine Lizenz nicht mehr benötigt, dann kann sie mit wenigen Klicks wieder freigegeben und neu zugewiesen werden. Hinzu kommt, dass die gesamte Verwaltung von Software und Lizenzen vor allem viel wertvolle Zeit spart, die effektiver für andere Aufgaben verwendet werden kann.
Lizenzmanagement der Zukunft
Lizenzmanagement ist eine praktische Möglichkeit, um Softwarelizenzen in einem Unternehmen zu verwalten. Auf diese Weise lassen sich die Kosten, die durch unnötige Lizenzen entstehen, reduzieren. Klassisches Lizenzmanagement ist jedoch sehr oft zeitaufwendig und kompliziert. Alternative Lösungen in der Cloud bieten eine zentrale Möglichkeit für das Lizenzmanagement und machen die Verwaltung von Lizenzen einfach sowie unkompliziert durchführbar. Zudem sind die Kosten für solche Cloud-Lösungen meist sehr überschaubar und in Anbetracht der vielen weiteren Vorteile, die entsprechende Lösungen bieten, mehr als angemessen.
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